Dijital Dönüşüm Nedir?

“Dijital (Sayısal) Dönüşüm, işletmelerin teknolojiyi kullanarak, mevcut süreçlerini verim ve kaliteyi artırarak iyileştirmesini, yeni pazarlar yaratacak şekilde ürün ve servislerini geliştirmesini, veriyi daha iyi kullanarak süreçlerine hakimiyeti artırmayı ve işletme çevikliğini sağlar; dolayısıyla çalışanların işlerini kolaylaştırır. Maliyet tasarrufu sağlayarak yatırımın geri dönüşünü sağlar.”

“İş süreci” ile “süreç” arasında fark vardır. “İş süreci”, işlemsel veridir. “İş sürecine” örnek olarak satış siparişinin bakımı, satın alma siparişinin bakımı ve üretim siparişinin bakımı verilir. “Süreç” ise, “iş süreç” lerine ek olarak işletmenin kurumsal süreçlerini kapsamaktadır. “İş süreç” lerine örnek olarak, pazarlama , fiyatlandırma ve bütçe çalışmaları verilebilir.

Dijital (Sayısal) Dönüşüm, aşağıdaki temel kavramları içerir:

• Analog verinin (döküman, pdf, jpg, sunum, hesap çizelgesi, sözleşme, e-posta v.s.) işlenebilir anlamlı sayısal veri haline getirilmesiDijital (Sayısal) dönüşüm, tüm işletme verisinin veri tabanına kayıtlanması ile sağlanır. Kurum, verisini işlenebilir olması için veri tabanına aktarmadığı sürece Dijital (Sayısal) dönüşümü tamamlamamıştır. Kurum veri tabanı dışında tüm verisi analog olarak tanımlanır. Yapılan araştırmalarda, kurum verisinin büyük ölçüde veri tabanı dışında, analog olarak tutulduğu tespit edilmiştir. Tanımda verilen örnekte hesap çizelgesi dosyaları, analog veri için en çarpıcı örnektir. Hesap çizelgesi dosyasındaki veriler kurum veri tabanına işlenmediği ve işletmenin gerçek zamanlı kullanımına açık olmadığı için, analog olarak tasnif edilmiştir. Kurumun verisi, veri tabanına kayıtlanması ve süreçlerde kullanılabilir hale geldiğinde, kurumun Dijital (Sayısal) dönüşüm kriterinden birini tamamlar.

• Gerçek zamanlı veriye erişerek analiz yapılmasıDijital (Sayısal) platform, tüm kurum verisini tutar. Kurum bilişim mimarisinde, bir veya birden fazla paket program yer alabilir. Dijital (Sayısal) platform, kurum bilişim mimarisindeki paket programları orkestra eder. Dolayısıyla, Dijital (Sayısal) platform, programları orkestra etmek için verinin bir kopyasını kendinde tutar. Dijital (Sayısal) platform, veri ile süreçlerin çalışmasını sağladığı gibi verinin gerçek zamanlı analizine imkan verir.

• Mevcut süreçlerin ihtiyaçlarının diğer çözümlere nazaran daha hızlı çözülmesiPaket programlar, iş sektörüne ve/veya iş birimine yönelik hazırlanmıştır. Kurumun süreç ihtiyaçlarını karşılamak için uyarlama veya geliştirme yapılır. Dijital (Sayısal) platformda süreç ihtiyaçları, uyarlama ve geliştirme yapılmadan, kurum süreçlerinin karşılayan süreç yönetim fonksiyonları ile karşılanır. İş süreçleri yönetimi metodolojisi, süreç yönetim fonksiyonlarının etkin çalışmasını sağlar. Ayrıca, kurumun paket programlarda yer almayan tanımlarının yapılmasını sağlar. Kurum süreçleri, genel tanım ve kurum tanımlamaları temelinde Dijital (Sayısal) platformda kurgulanan süreçler, paket programlara nazaran daha hızlı ve etkin tanımlanır.Dijital (Sayısal) platform, paket programların yerine geçme amacını taşımaz; kurum bilişim alt yapısındaki programları orkestra etmek amacını taşır.Dijital (Sayısal) platformda kurum süreç ihtiyaçlarının hepsi karşılanabilir. Fakat Dijital (Sayısal) platform bu amaçla kullanılırsa; paket programların en iyi uygulama pratikleri kullanılamaz; referansı olmayan süreç riski oluşur; geliştirme maliyeti en yüksek seviyeye çıkar.Dijital (Sayısal) platform, paket programların minimum uyarlama ve kurum süreç ihtiyaçlarının tamamıyla karşılandığında; optimum maliyette, hızlı ve etkin çözüm üretir.

• Manuel işlemlerin azaltılmasıDijital (Sayısal) platform, kurumun tüm süreçlerini içerir. Gerek paket programların doğası gereği, gerekse farklı programların (hesap çizelgesi programının yanında ERP kullanımı gibi) kullanılması nedeniyle, veri birden fazla kez manuel girilebilir. Ayrıca, kurumun kuralları uygulanmadığı için, verinin türetilmesine olanaklı değildir. Dijital (Sayısal) platform, manuel verinin girişini azaltır ve verinin türetilmesi olanaklıdır.

• Farklı sistemlerdeki süreç parçalarının orkestra edilmesiBu konuda en iyi örnek üretim siparişinin bakımıdır. Dijital (Sayısal) platform, kurum verisini tutmakta ve kurum süreçlerini entegrasyonla orkestra etmektedir. Üretim siparişinin bakımı,  “Enterprise Resource Planning” (ERP), “Shop Floor Control” (SFC) veya Dijital (Sayısal) platformun kendisinde yapılabilir. Projelerde, süreç kararlarının, kurumun çıkarına uygun olmayan şekilde alınabildiği tespit edilmiştir. Kurum, Dijital (Sayısal) platformdaki veriyi analiz ederek kararlarını verir. Kurum, kendisi için uygun olanı, gerek projede, gerekse proje tamamlandıktan sonra seçme şansına, sahiptir.

• Süreç parametrelerinin optimize edilmesiDijital (Sayısal) platform veri analizine olanak sağlar. Dijital (Sayısal) platformdaki verinin analizi ile kurum kural setleri ve süreç parametreleri en etkin süreç sonucunun alınması için düzenlenebilir.

• İşletmenin iş süreçlerinin sayısal ortamda modellemesini sağlayarak bilinmeyene hazır olmasının ve öngörülebilmesinin sağlanmasıDijital (Sayısal) platformda tutulan veri, iki amaçla da analiz edilebilir.Birincisi, güncel verideki sapmaların tespitidir. Örnek olarak, satın alma siparişindeki birim fiyatın enflasyon oranından fazla sapmanın tespitidir.İkincisi ise, tahmin verilerinde sapmaların tespitidir. Örnek olarak, hammadde fiyatlarında %10’dan fazla sapmanın tespitidir.Dijital (Sayısal) platform, her iki durumda da süreç çalıştırabilir. Veri analizindeki sapma temelinde çalıştırılması “erken uyarı sistemi” olarak tanımlanmaktadır.

2 Ağustos 2021

Ali Emre Güngör
BPM Manager
TBD İstanbul Dijital (Sayısal) Dönüşüm Çalışma Grubu Üyesi