KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Veri Sorumlusu: Türkiye Bilişim Derneği
Ceyhun Atuf Kansu Caddesi 1246. Sokak 4/17 Balgat/ Ankara

Türkiye Bilişim Derneği (“TBD”) olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat kapsamında “TBD Webinar” online etkinliğinize katılım talebiniz ve talebinizin olumlu karşılanması durumunda etkinliğe katılım sırasında oluşacak kişisel verilerinizin işlenmesi, saklanması ve aktarılması ile ilgili siz etkinlik katılımcılarımıza bilgi vermek amacıyla işbu aydınlatma metnini hazırladık.

İşlenen verileriniz ile ilgili detaya girmeden önce etkinliğin Zoom.us Meeting uygulaması aracılığıyla online ortamda yapılacaktır. Bu nedenle etkinliğe kayıt olduğunuzda kayıt için zorunlu olan verilerinizin ve etkinlik sırasında işlenen ve detayları bu metinde açıklanan verilerinizin Zoom.us uygulaması sunucularının yurtdışında olması nedeniyle, yurtdışına aktarılması söz konusu olacaktır.

1. Hangi Kişisel Verileriniz İşlenmektedir?
İşlenen Kişisel Veriler	Kimlik bilgileri (zorunlu) Ad Soyad İletişim bilgileri (zorunlu) e-posta adresiniz Adres bilgileri (opsiyonel) Etkinliğe katıldığınız şehir Meslek bilgisi (opsiyonel) Bireysel/Kurumsal katılım Görev yaptığınız kurum/kuruluş
Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları	Zorunlu olan bilgilerin işlenme amaçları: Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi Opsiyonel bilgilerin işlenme amaçları Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi Sponsorluk Faaliyetlerinin Yürütülmesi Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi Ayrıca etkinlikle ilgili bir talep ve şikayetiniz olması durumunda “Talep / Şikayetlerin Takibi” ya da ilgili mevzuatta öngörülen şekilde bir talebin TBD’ye ulaşması durumunda “Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi” amacıyla da işlenir.
Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri	Kişisel verileriniz, TBD tarafından yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda, KVKK’nın 5’inci maddesinde belirtilen; İlgili kişinin açık rızası (opsiyonel bilgiler için geçerli) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (zorunlu bilgiler için geçerli) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.
Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri	Elektronik kayıt formu Etkinlik sırasında etkileşimde bulunmanız durumunda, etkileşim sırasında oluşabilecek kayıtlar.

2. Kişisel Verileriniz Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarılabilecektir?

Kişisel verileriniz,

• Etkinliğe katılımınız sırasında e-posta adresiniz ve beyan ettiğiniz isim Sanal Ortam uygulamasına aktarılacaktır.
• Etkinlik aleni şekilde TBD’nin sosyal medya kanallarından yayınlanacaktır. Bu nedenle konuşmacıların ses ve görüntüleri kayıt edilecektir. Normalde katılımcıların (izleyicilerin) ses ve görüntüleri kayıt altına alınmayacaktır. Ancak, katılımcı olarak etkinlik sırasında açık kimliğiniz ile bir etkileşimde bulunursanız (örneğin soru sorarsanız ve sorunuza cevap verilirse) isminiz ve sormuş olduğunuz soru, moderatör veya soruya cevap veren katılımcının telaffuz etmesiyle kayıtlara geçebilir. Eğer isminizin kayıtlara geçmesini istemezseniz soruyu anonim olarak sorabilirsiniz. Bunu tamamen siz belirleyebilirsiniz. İsminizi rızanız ile verirseniz, bu anlamda isminizin ifşa edilmesine de izin vermiş olursunuz.
• Yasal düzenlemenin öngördüğü kapsamda yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları’na,
• Etkinliğin gerçekleştirilmesi için erişim yetkilerinin ayarlanabilmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, talep ve şikayetlerin takibi, organizasyon ve etkinlik yönetimi amaçlarıyla Tedarikçilere,

KVKK’nın Aktarıma ilişkin 8. maddesindeki veya Yurtdışına Aktarıma ilişkin 9. maddesindeki kurallara uyularak ve gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak, sadece ilgili amacın gerçekleşmesi için gerekli olan kadarı aktarılabilecektir.

3. Kişisel Verileriniz Ne Kadar Süre ile Saklanır?

Kişisel verilerinizin saklama süresi aşağıdaki şekildedir:

• Etkinlik ile ilgili görsel kayıtlar (konuşmacıların kayıtları) ve etkileşimde bulunrsanız size ait etkileşim anındaki kayıtlar, aleni hale getirileceği için herhangi bir süreyle sınırlı olmaksızın yayınlanacaktır.
• Etkinliğe kayıt olmak için doldurduğunuz formlarda vermiş olduğunuz bilgiler etkinliğin gerçekleşmesi sonrasında ilk gözden geçirmede silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.

4. İlgili Kişi Olarak Kişisel Verilerinize İlişkin Haklarınız Nelerdir ve Bu Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz?

Kişisel verilerinize ilişkin Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesindeki haklarınızı TBD’ye Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen yöntemlerle başvurabilirsiniz.

Tebliğ uyarınca, İlgili Kişi’nin, başvurusunda isim, soyisim, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması halinde uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve faks numarası ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunlu olup, bu bilgilerde bir eksiklik olması durumunda başvurunuz işleme alınmayacaktır.

Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.

6. Kişisel Verilerinizin İşlenmesine İlişkin Talepleriniz Ne Kadar Sürede Cevaplanır? 

Kişisel verilerinize ilişkin talepleriniz değerlendirilerek, TBD’ye ulaştığı tarihten itibaren en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde cevaplandırılır. Talebinizin kabul edilmesi veya gerekçesi açıklanarak reddedilmesi halinde cevabımız başvuruda belirttiğiniz adrese posta veya elektronik posta yolu başta olmak üzere eğer mümkünse talebinizin yapıldığı usulle size iletilir.